Ưu tiên theo Đau và Lợi

Có một buổi họp tôi nhớ mãi. Đội vừa học xong mấy công cụ AI, ai cũng hào hứng, và chỉ trong mười lăm phút cái bảng trắng đã kín gần hai mươi việc "nên để AI làm". Chatbot chăm sóc khách, tóm tắt hợp đồng, dự báo tồn kho, chấm điểm hồ sơ ứng viên. Việc nào nghe cũng hợp lý. Chỉ có điều không ai làm được hai mươi việc cùng một lúc, và khi cố ôm hết thì thường chẳng việc nào đi tới nơi tới chốn.

Ưu tiên theo Đau và Lợi là gì

Hãy hình dung bạn sắp dọn lại cả căn nhà sau nhiều năm. Có việc vừa dễ vừa làm khác hẳn không khí, như kê lại bộ ghế và mở toang cửa sổ. Có việc rất đáng nhưng ngốn cả tuần, như đập thông hai phòng. Người dọn nhà khéo sẽ bắt đầu từ những việc dễ mà tạo khác biệt thấy rõ, để có thêm sức và thêm niềm tin mà làm tiếp phần nặng.

Ưu tiên theo Đau và Lợi (pain-gain prioritisation) cũng đặt mọi việc lên một tấm bản đồ như vậy, với hai trục. Một trục là Lợi, tức việc này mang lại bao nhiêu giá trị nếu làm xong. Một trục là Đau, tức làm nó tốn bao nhiêu công sức, chi phí và rủi ro. Bốn góc hiện ra, và góc đáng để tay vào trước là nơi Lợi cao mà Đau thấp, thường gọi là thắng lợi nhanh (quick win).

Cách nghĩ này không mới. Trong quản trị chất lượng, hãng Lockheed Martin đã dựng nên một công cụ tên là PICK chart để xếp các ý tưởng cải tiến lên đúng hai trục ấy, với bốn ô: Possible, Implement, Challenge và Kill. Ô Implement, tức lợi cao mà dễ làm, được xem là những cơ hội vàng cần làm trước. Một khung rất giản dị, nhưng đủ để một đội thôi tranh cãi cảm tính và nhìn cùng về một hướng.

Ứng dụng vào quản trị ra sao

Điều tôi học được là dự án AI đầu tiên của một tổ chức nên là một thắng lợi nhanh, thay vì dự án hoành tráng nhất. Một việc nhỏ, đang thật sự gây đau, mà lợi ích lại rõ ràng, chẳng hạn tóm tắt hàng trăm email hỗ trợ mỗi ngày cho đội chăm sóc khách. Làm xong việc đó, đội có thêm niềm tin, lãnh đạo có bằng chứng để rót tiếp ngân sách, và những người ngại công nghệ bắt đầu thấy AI đứng về phía mình.

Những dự án vừa lợi cao vừa rất khó thì không bỏ, mà xếp vào ô cần thử thách, để dành cho lúc đội đã đủ năng lực và đủ lòng tin. Còn những việc tốn nhiều mà lợi chẳng bao nhiêu, can đảm gạch tên sớm cũng là một quyết định tốt, vì nó trả lại thời gian cho phần việc đáng giá hơn. Tấm bản đồ không ra quyết định thay người điều hành, nó chỉ giúp cả đội thấy rõ cái giá và cái được của từng lựa chọn trước khi dồn sức.

Nếu phải chọn đúng một việc để giao cho AI làm trước trong quý này, bạn sẽ đặt nó ở góc nào của tấm bản đồ ấy?